Bureau de la JA

Le Bureau de la JA s’occupe de la gestion de l’association. Pour cela, les 5 postes détaillés ci-dessous sont importants.


Le Président (et son Vice-Président)

Le Président réalise de nombreuses tâches au sein du Bureau de la JA. A cet effet, il partage parfois certaines responsabilités avec d’autres membres du Bureau.

  • Il est le manager des équipes. Cela signifie qu’il doit s’assurer que tous les étudiants sont assignés à au moins une mission (en coopération avec le responsable RH). De plus, il doit gérer les éventuels désaccords entre les membres de la JA ou entre la JA et l’extérieur (personnels universitaires ou entreprises).
  • Il est le représentant de la JA devant les partenaires extérieurs. Cela implique donc sa participation aux événements auxquels il serait invité.
  • Il est responsable de la gestion générale de la JA. Il doit ainsi faire un état des lieux global des missions régulièrement et un autre plus détaillé au 2/3 du semestre. Le Président s’assure aussi du bon fonctionnement de l’association.

Le Vice-président, quant à lui, assiste le Président. Il est également en charge de la communication interne de la JA (via mail : leaca.junior.agence@gmail.com).

Sur le plan des démarches administratives, il est nécessaire de déclarer le changement de Présidence et de Bureau à la Préfecture. De même, les données auprès de la banque doivent être mises à jour (voir paragraphe « Trésorier »). Enfin, il conviendra de vérifier que l’assurance de Responsabilité Civile de la JA est toujours à jour.


Le Trésorier (et son Vice-Trésorier)

Le rôle du Trésorier est très important et n’influe pas seulement sur l’année en cours mais peut avoir des répercussions sur l’année suivante. Les missions rémunérées ou qui nécessitent un budget doivent être en contact régulier avec le Trésorier.

  • Il gère les comptes de la JA, c’est-à-dire les entrées et les sorties financières. Afin d’effectuer cette tâche, il doit donc demander un budget prévisionnel équilibré à chaque groupe de mission. Il devra ensuite les vérifier et rencontrer les membres des missions si nécessaire. Les budgets prévisionnels sont nécessaires dans le but de réaliser un échéancier global des dépenses et des recettes du semestre. Il sera à faire valider par les responsables d’année et le secrétariat.
  • Le Trésorier doit s’entretenir régulièrement avec le secrétariat et les responsables d’année afin de faire un suivi budgétaire.
  • Il établit les devis et factures aux entreprises qui rémunèrent les missions.
  • Le Trésorier est le seul habilité à signer les chèques.
  • Il peut, avec le Chargé des RH, aider les groupes qui souhaitent faire une demande de bourse.

D’un point de vue administratif, le Trésorier et le Vice-trésorier devront se rendre à la banque avec le Président et le Vice-président une fois le nouveau PV édité. Cette démarche est essentielle afin d’établir les nouvelles procurations sur le compte de la JA.


Le Chargé des RH (et son Vice-Chargé des RH)

Le Chargé des RH a un rôle très important et se voit attribuer de nombreuses tâches.

  • Il est en charge de la gestion des missions. Cela signifie qu’il doit se tenir au courant des nouvelles missions trouvées et les proposer aux étudiants. Il doit s’assurer que ces dernières correspondent bien au domaine du Master et à sa spécialité. De plus, c’est à lui des les attribuer si un grand nombre d’étudiants est intéressé par la même mission.
  • Il doit distribuer et récupérer les conventions de missions après qu’elles ont été signées par toutes les parties. Il est nécessaire de signer une convention par mission. Le RH devra ensuite les faire valider par le service juridique de l’université.
  • Il est le lien avec la Maison des Associations de Dijon (http://www.dijon.fr/la-vie-associative!0-80/la-maison-des-associations!2-2332/). Elle propose régulièrement des formations professionnelles. Il peut donc être intéressant de les proposer aux membres de la JA.
  • Le RH peut aider, avec le Trésorier, à la réalisation des demandes de bourses auprès des services de l’UB.

 

Le Secrétaire (et son Vice-Secrétaire)

Il doit rédiger les comptes-rendus des réunions de la JA.

  • Un des plus importants est celui de la première réunion de la JA. Il sert en effet à rendre compte et garder trace des élections.
  • Il doit également rédiger un court compte-rendu toutes les semaines au cours de la réunion de Bureau de la JA du vendredi. Ce dernier doit être le plus détaillé possible. Il traitera notamment de la présence des membres, des sujets abordés, des problèmes soulevés et des solutions proposées. Ce compte-rendu d’activités devra être envoyé chaque fin de semaine par email aux responsables d’année.
  • Les Secrétaires devront veiller à la bonne conservation et à l’archivage de toutes les données relatives à la JA. Cela est fait dans le but de la transmission à la prochaine promotion dans les meilleures conditions.

 

Les deux Chargés de Communication (Réseaux Sociaux)

  • Ils doivent tenir à jour tous les réseaux de communication de la JA (Facebook, U-link, Instagram, LinkedIn et le blog). Ceci est important pour essayer de trouver de nouveaux partenaires. Il faudra les maintenir à jour au premier mais aussi au second semestre. Les responsables d’année et le secrétariat enverront régulièrement des éléments et des annonces qu’il faudra y faire figurer.
  • Les Chargés de Communication doivent  tenir tous ces réseaux à la disposition des étudiants afin qu’ils y publient leur travail ou des invitations à des événements concernant leurs missions.
  • Ils doivent aussi tenir la base de données du Master et de l’association à jour et la mettre à disposition des étudiants. En effet, celle-ci regroupe les entreprises auprès desquelles il est possible de postuler pour des stages, des missions ou de l’alternance. Il s’agit également d’entreprises pour les demandes de taxe d’apprentissage.

 

  Le Documentaliste

Le Documentaliste travaille en concertation avec le Bureau, les directrices d’année, le secrétariat du master, et chaque groupe de mission.

  • Il est en charge de toute la documentation du master (classeurs, documents, dossiers divers), de son bon classement et de la pérennisation des archives.
  • Le Documentaliste prête également main-forte au travail de bibliographie sur la spécialité gastronomie-agroalimentaire.

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